Bilanzsteuerrecht
Im ersten Teil der Verlautbarung des Bundesfi- nanzministeriums ging es um die Aufbewahrung und zeitgerechte Erfassung von Belegen, im Fol- genden weitere Anforderungen:
Belegwesen
Generell soll keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Die Nachvollziehbarkeit zwischen Buchung und Beleg ist durch Kontierung auf dem Beleg sicher- zustellen, alternativ durch derartige organisato- rische Maßnahmen, dass die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit nachprüfbar sind. Bei elek- tronischen Belegen kann dies durch elektronische Verknüpfungen erfolgen. Belege in Papierform sollen durch laufende Nummerierung, durch lau- fende Ablage, durch zeitgerechte Erfassung oder durch laufende Vergabe von Barcodes mit an- schließendem Scannen gesichert werden. Der Steuerpflichtige hat das EDV-System gegen Ver- lust, Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu sichern.
Unveränderbarkeit der Daten
Elektronische Dokumente dürfen nicht veränderbar sein. Man hat auch darauf zu achten, dass die
eingesetzte EDV Gewähr dafür bietet, dass alle Informationen nicht mehr unterdrückt, über- schrieben oder geändert werden können.
Unzulässig ist z. B., Buchungen bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und darüber hinaus nicht zu speichern und dadurch offen zu lassen. Denn dann könnten theoretisch alle Eingaben unproto- kolliert geändert werden.
Elektronische Erfassung von Papierbelegen
Belege in Papierform dürfen in elektronischer Form mittels Scanvorgang aufbewahrt werden. Nach dem Einscannen dürfen sie nur dann vernichtet werden, wenn sie nicht nach außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. Notarurkunden, Zollbelege und Wertpapiere.
Zu beachten ist, dass bei Zivilprozessen oft nur Originalbelege als ausreichende Beweise gelten. Im Zweifel sollte das Original also doch aufbewahrt werden.
Autor/Textnachweis: Infomedia News & Content GmbH